Dossier administratif des étudiant·es
La HETS-FR utilise une base de données commune aux HES romandes pour la gestion des études : IS-Academia. La prise d’une photo en format électronique est nécessaire à l’administration, notamment pour la production des badges (cartes d’étudiant·e).
Les données qui s’y trouvent sont traitées de façon confidentielle par la HETS-FR.
Toutefois, des listes de promotions avec photo des étudiant·es sont publiées sur l’intranet de la HETS-FR (https://ged.hefr.ch/tsfr/FormationBachelor/Promo/SitePages/Promotions.aspx?web=1).
Les étudiant·es qui s’opposent formellement à la diffusion de leur photo sur internet ou intranet peuvent à tout moment modifier cette option sur la page de leur compte AAI à l’adresse : https://aai-service.hes-so.ch/IDM
Changement du statut de l’étudiant·e
Un abandon des études ou toute demande de congé doivent être signalés en utilisant les formulaires à disposition dans l’espace Sharepoint « Informations pour les étudiant-es – Formulaires» (accès ci-contre), après avoir pris contact avec la conseillère aux études.
Une demande de congé ou un abandon des études doivent être déposés en principe avant le début du semestre pour lequel l’étudiant·e souhaite l’interruption et après avoir pris contact avec la conseillère aux études (cf. Règlement sur la formation de base (Bachelor et Master) à la HES-SO).
La taxe d’études et la contribution aux frais d’études restent dues pour tout semestre commencé, elles ne sont pas remboursables.
Tout changement de forme d’études nécessite un entretien avec la conseillère aux études. Puis, merci de le signaler par le biais du formulaire disponible sur le site Sharepoint («accès ci-contre).
Changement de nom
Tout changement de nom doit être annoncé au secrétariat académique. Pour que le changement puisse être pris en compte pour la délivrance de documents officiels, notamment le diplôme, un extrait d’acte d’état civil est impératif (secretariat-ts@hefr.ch).
Changement d’adresse ou de téléphone
Tout changement d’adresse (postale ou courrielle) et/ou de numéro de téléphone privé ou professionnel sera annoncé au plus vite au secrétariat académique via le portail étudiant·e dans IS-Academia. L’étudiant·e inscrit les modifications dans le portail; celles-ci sont ensuite validées par le secrétariat académique; en cas de problème, le secrétariat prendra contact avec l’étudiant·e.
Portail étudiant·e via l’application IS-Academia
Un portail internet permet à l’étudiant·e de visualiser ses données personnelles et son parcours académique semestre par semestre.
L’accès au portail étudiant·e se fait via internet : https://age.hes-so.ch
La connexion s’effectue au moyen du compte informatique personnel de l’étudiant·e (login AAI). Le portail permet notamment à l’étudiant·e de :
- consulter ses notes : les étudiant·es sont prévenu·es par courriel de la possibilité d’accéder à leurs notes actualisées
- télécharger l’attestation d’études : au début de chaque semestre, une attestation d’études est disponible via le portail, elle peut être téléchargée par l’étudiant·e. Elle est destinée aux offices de bourses, d’allocations familiales, etc.